Cách Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng Online Hiệu Quả

Hiện nay, việc bán hàng trực tuyến đang trở thành một xu hướng phổ biến do lượng khách hàng mua sắm online ngày càng tăng cao. Để đáp ứng nhu cầu này, xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng online hợp lý và phù hợp với doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, tăng doanh thu và giảm chi phí. Với mong muốn giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động kinh doanh một cách tối ưu, Nhân Quang sẽ đưa ra những gợi ý về các cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng online hiệu quả nhất.

1. Hệ thống quản lý bán hàng Online

Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm các hoạt động tổ chức, lập kế hoạch, tuyển dụng, đào tạo, giám sát và điều phối lực lượng bán hàng của một tổ chức. Mục tiêu chính của hệ thống này là đạt được doanh thu. Vai trò của giám đốc bán hàng là rất quan trọng trong việc quản lý đội ngũ bán hàng. Nhiệm vụ của ông ta là đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch và theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng để đảm bảo đội ngũ hoạt động hiệu quả và góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

Giám đốc bán hàng đóng vai trò quan trọng trong tổ chức bởi vì đội ngũ bán hàng của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Do đó, họ cần đảm bảo triển khai quy trình bán hàng hoàn hảo để tối ưu hoạt động kinh doanh của tổ chức.

2. Quy trình quản lý bán hàng

Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng nên quy trình bán hàng cần được thiết tuỳ theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Điều quan trọng là quy trình này phải được xây dựng dựa trên hành trình của khách hàng, dễ hiểu và có thể áp dụng ngay cả đối với nhân viên mới. Với vai trò là giám đốc bán hàng, việc định hình một quy trình bán hàng sẽ giúp đáp ứng các mục tiêu cụ thể ở mỗi giai đoạn và thu hút khách hàng tiềm năng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Để hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng trong một tổ chức, điều quan trọng là phải hiểu được phễu tiếp thị – bán hàng, cũng như khách hàng tiềm sẽ đi qua phễu theo những cách nào.

3. Thiết lập hệ thống quản lý bán hàng cho doanh nghiệp của bạn

Trong hình minh họa về phễu tiếp thị – bán hàng, thấy rằng bán hàng luôn đóng một vai trò quan trọng ở giai đoạn cuối cùng của phễu. Do đó, giám đốc bán hàng cần tạo ra một quy trình phù hợp để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế thông qua đội ngũ tiếp thị trực tuyến. Điều này là rất quan trọng để tối ưu hoá doanh thu của tổ chức.

Sau đây là các bước cần làm trong mỗi giai đoạn của chu kỳ bán hàng để tối đa hoá cơ hội chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế trong quy trình của bạn.

4. Hướng dẫn từng bước để xây dựng hệ thống bán hàng Online

Lựa chọn khách hàng tiềm năng

Khi đội ngũ tiếp thị của bạn đã xác định khách hàng tiềm năng là chất lượng, trách nhiệm của đội ngũ bán hàng là chuyển đổi khách hàng tiềm năng từ MQL sang SQL. Trong đó, đại diện bán hàng sẽ biết được khách hàng tiềm năng nào được theo đuổi.

Trong giai đoạn này của quy trình bán hàng, công ty của bạn sẽ sử dụng một quy trình được gọi là “lead scoring” để đánh giá và lựa chọn khách hàng tiềm năng.

“Lead scoring” là một cách để đánh giá và xếp hạng khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí được xác định trước bởi giám đốc bán hàng của công ty. Các tiêu chí này có thể bao gồm tần suất tương tác qua email, việc khách hàng tiềm năng đã xem tài liệu tiếp thị hay chưa, nguồn khách hàng tiềm năng, quy mô giao dịch và số lần nhấp vào liên kết của họ.

Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng tiềm năng

Khi tuyển chọn khách hàng tiềm năng, đội ngũ kinh doanh cần phân bố khách hàng chất lượng cho các đại diện bán hàng của họ phụ trách. Việc phân bổ khách hàng tiềm năng phải dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như địa lý, ngành nghề, quy mô tổ chức và số lượng khách hàng tiềm năng.

Việc phân công khách hàng tiềm năng cho đại diện bán hàng phù hợp giúp đảm bảo rằng khách hàng được tiếp cận với những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp. Sau khi được phân công, đại diện bán hàng sẽ tiếp cận khách hàng tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu của họ để đề xuất giải pháp phù hợp. Để làm điều này, họ sẽ đặt ra các câu hỏi cơ bản về ngành nghề và cố gắng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng.

Giải quyết vấn đề thắc mắc cho khách hàng

Sau khi thiết lập liên hệ ban đầu với khách hàng tiềm năng và hiểu rõ hơn nhu cầu của họ, đội ngũ bán hàng cần tập trung giải quyết các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải trong hệ thống của họ. Bán hàng đòi hỏi tìm ra giải pháp phù hợp cho một vấn đề cụ thể. Khách hàng có thể nêu lên các vấn đề hàng ngày mà họ đang gặp phải.

Tuy nhiên, đôi khi khách hàng tiềm năng cho rằng việc tiêu tốn nhiều tiền hoặc thời gian vào một hoạt động không hiệu quả, trong khi đó đang đối mặt với áp lực thời gian do quy trình kinh doanh không hiệu quả. Vì vậy, để giải quyết vấn đề, đội ngũ bán hàng cần hiểu nguyên nhân cốt lõi của khách hàng và đưa ra giải pháp phù hợp với sản phẩm của công ty. Nếu sản phẩm không thể giúp giải quyết vấn đề của khách hàng, họ có thể tìm kiếm sản phẩm khác phù hợp hơn trên thị trường.

Trình bày giải pháp

Chủ shop bán hàng cần nhớ rằng họ đang bán giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp. Sau khi hiểu được vấn đề hiện tại của khách hàng tiềm năng, đại diện bán hàng cần tạo bài thuyết trình hấp dẫn để trình bày khả năng giải quyết vấn đề của sản phẩm của mình.

Để đạt được điều này, bạn có thể lựa chọn thời điểm phù hợp để trình bày giải pháp của mình. Hãy xem lại toàn bộ bài thuyết trình trước để tránh thất bại vào phút cuối. Cố gắng giải thích rõ ràng bằng các trường hợp sử dụng và hiệu quả của việc sử dụng sản phẩm của bạn trong các hoạt động hàng ngày của khách hàng tiềm năng và công ty của họ.

Kinh doanh giá trị

Kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu sản phẩm, trong thời đại hiện nay, khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn khi tìm kiếm giải pháp sản phẩm trên thị trường. Họ có thể so sánh với các đối thủ cạnh tranh khác và trách nhiệm của bạn là đưa ra giá trị sản phẩm của mình nổi bật hơn so với những giải pháp khác đối với doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng.

Việc bán hàng không chỉ đơn thuần là việc khai thác sản phẩm. Ngày nay, khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn khi tìm kiếm giải pháp sản phẩm trên thị trường. Như một chủ shop và đại diện bán hàng, bạn cần thể hiện rõ giá trị thương hiệu của mình. Hãy chỉ ra những điểm nổi bật của bạn so với các đối thủ khác và giải thích tại sao thương hiệu của bạn là lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng.

Trong giai đoạn này của quy trình bán hàng, bạn sẽ có cơ hội giải đáp những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp. Tuy nhiên, đôi khi người mua có thể cảm thấy bị ép buộc khi mua hàng. Là đại diện bán hàng, bạn cần đảm bảo rằng quá trình bán hàng không tạo áp lực và tập trung vào giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách này, bạn sẽ tạo được ấn tượng tích cực trong tâm trí khách hàng tiềm năng và giữ được họ lâu dài.

Đàm phán chốt giao dịch

Sau khi bạn đã nỗ lực để chứng minh giá trị sản phẩm của mình, bạn và khách hàng tiềm năng đang tiến gần đến bước cuối cùng của quy trình bán hàng. Giai đoạn này rất quan trọng, khi cả hai bên sẽ thảo luận về các điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm hiệu lực và các dịch vụ được cung cấp. Trong quá trình thương thảo, người mua có thể yêu cầu giảm giá và đại diện bán hàng phải tuân thủ chính sách giảm giá của tổ chức và thương lượng với khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình thương thảo, đại diện bán hàng cần tập trung vào giá trị của sản phẩm và đảm bảo rằng giao dịch được hoàn tất một cách công bằng và hài lòng cho cả hai bên.

Việc đảm bảo mô hình giá cả hợp lý và công khai là rất quan trọng để khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng tìm hiểu về giá sản phẩm của bạn, đồng thời giúp giảm thiểu thời gian thương lượng với đại diện bán hàng. Trong quá trình bán hàng, không nên để việc đàm phán chiếm quá nhiều thời gian. Hãy học cách tránh những cuộc đàm phán không đem lại kết quả và hãy vui mừng khi hoàn tất giao dịch thành công.

Triển khai hiệu quả

Trong lĩnh vực kinh doanh, cần luôn tìm cách thiết lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng lâu dài thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành một giao dịch ngay lập tức. Sự thành công thực sự của một giao dịch bán hàng nằm ở việc khách hàng sử dụng sản phẩm và cảm thấy hài lòng. Điều tuyệt vời hơn là khi khách hàng quay trở lại và mua sản phẩm của bạn một lần nữa.

Đảm bảo rằng, tất cả các thông tin cập nhật về sản phẩm đều được chuyển tới khách hàng đúng thời điểm và hướng dẫn họ biết thêm về các tính năng mới. Đồng thời, bạn có thể khảo sát khách hàng cảm thấy như thế nào sau khi mua hàng và phản hồi nhanh chóng nếu có khiếu nại. Bằng cách này, các bạn có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng và duy trì quan hệ lâu dài.

5. Bán hàng Online trong thời đại kỹ thuật số

Trong lĩnh vực kinh doanh, không chỉ bán hàng mà tất cả các khía cạnh đều đã trải qua những thay đổi đáng kể theo thời gian. Phương thức mua sắm của khách hàng cũng trở nên hoàn toàn khác biệt.

Hiện nay, khách hàng không cần phải chờ đợi nhân viên bán hàng hướng dẫn chi tiết về quy trình mua hàng nữa. Theo nghiên cứu, khoảng 81% khách hàng đã tìm hiểu sản phẩm trên mạng trước khi quyết định mua hàng. Do đó, việc đội ngũ kinh doanh xuất hiện tại nơi khách hàng có mặt là rất quan trọng.

Khi làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, nếu muốn đạt được hiệu quả cao thì tổ chức của bạn cần phải đáp ứng đầy đủ về sự phát triển của công nghệ. Từ việc khảo sát thông tin khách hàng cho đến khả năng hoàn thành trong một giao dịch, các công cụ bán hàng kỹ thuật số hiện nay có nhiều tiềm năng để tác động tích cực đến các doanh nghiệp. Thời đại số đã mở ra nhiều cơ hội cho đội ngũ kinh doanh tương tác với khách hàng.

6. Hệ thống quản lý bán hàng

Bán hàng hiện nay có nghĩa là thu thập dữ liệu phù hợp vào thời điểm chính xác, và các hệ thống quản lý bán hàng hiện đại đã đáng kể cải thiện khả năng thu thập dữ liệu bằng cách cung cấp quy trình bán hàng có tổ chức phù hợp với mọi doanh nghiệp. Ngoài ra, tất cả các thông tin được nhập và xoá khỏi chu trình kinh doanh đều có thể dễ dàng được ghi lại trong ứng dụng, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào khi giao dịch với khách hàng.

Ví dụ: Bằng cách sử dụng hệ thống Mento, đại diện bán hàng có thể tránh được việc gọi chào hàng nhàm chán cho khách hàng tiềm năng, vì đã có đầy đủ thông tin liên quan đến khách hàng. Phần mềm Mento cũng mang lại nhiều lợi ích cho quy trình quản lý bán hàng của tổ chức, bao gồm đội ngũ kinh doanh cao cấp hơn, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng tăng cao, tăng cường tự động hoá và cải thiện tương tác của khách hàng.

7. Chấm điểm khách hàng tiềm năng

Chỉ có nhiều khách hàng tiềm năng không đủ, bạn cần có khả năng đánh giá họ một cách hiệu quả. Như đã đề cập trước đó, việc đánh giá khách hàng tiềm năng là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình bán hàng. Vì vậy, hệ thống quản lý bán hàng của bạn sẽ rất hữu ích nếu có khả năng tự động đánh giá khách hàng tiềm năng khi họ tham gia vào quy trình của bạn.

Đánh giá khách hàng tiềm năng giúp đội ngũ kinh doanh xác định giá trị thực tế của nhiều khách hàng tiềm năng khác nhau và đặt ra mục tiêu thực tế cho chính họ. Bạn cũng có thể tìm hiểu những khách hàng tiềm năng có được thông qua các chiến lược tiếp thị có khả năng chuyển đổi cao nhất.

8. Phân công khách hàng tiềm năng

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng nhiều nguồn khác nhau để tạo ra tiềm năng. Điều này đem đến cơ hội thu hút khách hàng từ nhiều ngành nghề, vị trí địa lý, sở thích và nhu cầu khác nhau.

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể tự động hóa quy trình phân bổ khách hàng tiềm năng bằng cách thiết lập các quy tắc dựa trên nhiều tiêu chí, chẳng hạn như lĩnh vực kinh doanh, mức độ quan tâm đến sản phẩm, nguồn khách hàng tiềm năng, và nhiều tiêu chí khác. Dựa trên các tiêu chí này, phần mềm sẽ tự động phân bổ các khách hàng tiềm năng phù hợp cho các đại diện bán hàng đã được chỉ định.

9. Thông báo bán hàng có thể thực hiện hàng động theo thời gian

Để đảm bảo đội ngũ kinh doanh của bạn có thể phản ứng kịp thời với khách hàng tiềm năng chất lượng, việc thu thập thông tin từ khách hàng ngay khi họ tương tác với công ty của bạn là rất quan trọng. Điều này có thể đạt được bằng cách tự động hóa việc thu thập dữ liệu khi khách hàng truy cập website, mở email hoặc đề cập đến thương hiệu của trên mạng xã hội. Việc thu thập dữ liệu ngay lập tức giúp lại diện bán hàng của bạn nắm bắt cơ hội theo thời gian thực, thay vì dựa vào phán đoán.

10. Điện thoại tích hợp

Không có gì lạ khi thấy đại diện bán hàng dành phần lớn gian để giao tiếp với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, nếu họ không có hệ thống điện thoại tích hợp, việc giao tiếp hiệu quả sẽ trở nên khó khăn.

Các nhà cung cấp PBX đám mây sẽ tích hợp vào hệ thống quản lý bán hàng của trường để hỗ trợ cho đội ngũ bán hàng. Việc tích hợp này sẽ cho phép nhân viên bán hàng tiếp cận thông tin toàn diện về khách hàng tiềm năng ngay trong khi thực hiện cuộc gọi, từ đó tăng hiệu quả bán hàng.

11. Chat trực tiếp với khách hàng

Chat trực tiếp là một công cụ tương tác hiệu quả, cho phép khách hàng đặt câu hỏi hoặc nhận lời khuyên về sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ. Đại diện bán hàng có thể phát hiện khách hàng tiềm năng đang truy cập vào trang web nào và bắt đầu hỗ trợ trực tiếp để tăng khả năng chuyển đổi.

Hệ thống quản lý bán hàng được thiết lập để chuyển đổi các cuộc trò chuyện trực tiếp thành khách hàng tiềm năng, thêm đơn hàng và tạo các tác vụ tiếp theo ngay từ cửa sổ trò chuyện một cách dễ dàng và nhanh chóng.

12. Quản lý tiến trình

Mento hỗ trợ bạn tạo ra quy trình bán hàng tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, quy trình quản lý bán hàng cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu. Điều này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của các công cụ tạo quy trình mở rộng có sẵn trong hệ thống quản lý bán hàng của Mento. Việc xác định rõ ràng quy trình bán hàng sẽ giúp đại diện bán hàng tập trung hơn khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng và biết đường đi của mình trong từng bước của quy trình bán hàng.

13. Email cho nhân viên kinh doanh

Các đại diện kinh doanh có thể dễ dàng bỏ lỡ các email quan trọng khi sử dụng ứng dụng email truyền thống. Tuy nhiên, khi email được tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ email bán hàng quan trọng nào nữa. Bằng cách đó, các email quan trọng sẽ được sắp xếp theo ngữ cảnh và hiển thị đầu tiên thay vì theo thứ tự thời gian như trước.

14. AI cho bán hàng

Trí tuệ nhân tạo đã trở thành một thành phần quan trọng của chiến lược bán hàng hiện đại, không chỉ là thuật ngữ thông thường nữa. Như một giám đốc bán hàng, bạn mong muốn đại diện bán hàng dành nhiều thời gian hơn để tương tác với khách hàng tiềm năng thay vì phải nhập dữ liệu thủ công.

Bằng cách tích hợp một trợ lý bán hàng trí tuệ nhân tạo vào hệ thống quản lý bán hàng của bạn, bạn có thể tự động hoá các công việc nhập dữ liệu nhàm chán, giúp cho đại diện bán hàng tập trung vào việc chốt nhiều giao dịch hơn và nâng cao năng suất làm việc.

15. Quản lý khu vực

Việc quản lý khu vực là một trong những yếu tố quan trọng đối với đội ngũ kinh doanh được phân bố trên nhiều vị trí địa lý khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, các công cụ quản lý bán hàng hiện đại đã tích hợp sẵn chức năng quản lý khu vực, giúp bạn lập kế hoạch bán hàng và tổ chức đội ngũ dựa trên các yếu tố như địa lý, loại hình kinh doanh và doanh thu dự kiến.

16. Phân tích kinh doanh

Cách sử dụng dữ liệu mà không cần phần tích là gì? Khi đã tích lũy được lượng dữ liệu bán hàng khổng lồ, bạn cần phải có phần mềm quản lý bán hàng tại chỗ giúp theo dõi doanh số, phát hiện các xu hướng quan trọng để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn trong tương lai. Với tư cách là giám đốc bán hàng, bạn sẽ có thể duy trì các tab về số liệu hiệu suất chính, quy trình và mục tiêu của mình trong tháng.

17. Tự động hoá kinh doanh

Việc nâng cao năng suất bán hàng của bạn phụ thuộc vào việc tự động hoá các quy trình. Tính năng tự động hoá giúp đại diện bán hàng tiết kiệm thời gian cho công việc hành chính và tập trung nhiều hơn vào lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động chính. Dưới đây là một số công việc chính mà tự động hoá có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn:

• Theo dõi: Bạn có thể bỏ lỡ một giao dịch lớn chỉ vì không theo dõi kịp thời. Điều này có thể xảy ra nếu bạn chỉ sử dụng một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu truyền thống để theo dõi các vấn đề ưu tiên. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể sử dụng hệ thống CRM để quản lý các bước theo dõi, đảm bảo tương tác với tất cả khách hàng tiềm năng được tuyển chọn trong quy trình bán hàng.

• Nhiệm vụ: Giống như các hoạt động khác, bán hàng cũng cần cắt giảm các hoạt động thường xuyên. Sự tự động hóa và cập nhật nhiệm vụ mang lại lợi ích rất lớn, giúp bạn đánh giá lại thời lượng nhân viên kinh doanh cần để thực hiện các nhiệm vụ.
• Quy trình làm việc: Tự động hóa quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đại diện bán hàng nhanh chóng hoàn thành các bước trong quy trình mà không cần thực hiện thủ công. Bằng cách thiết lập quy trình làm việc tự động cho mọi giai đoạn của quy trình bán hàng, bạn có thể dễ dàng tăng tốc quá trình bán hàng của mình.
• Đề xuất: Sử dụng các tính năng tự động và chủ động của CRM, bạn có thể tiết kiệm thời gian khi tương tác với các khách hàng tiềm năng bằng cách nhận được các đề xuất như thời điểm phù hợp để liên lạc, dự đoán tỷ lệ thành công trong giao dịch và các mẫu Email đề xuất phù hợp.

18. Mento – hệ thống quản lý bán hàng Online toàn diện

Mento – Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được thiết kế với giao diện đẹp, linh hoạt và dễ sử dụng. Với các module và tính năng quản lý bán hàng, Mento giúp các doanh nghiệp vận hành một cách dễ dàng và hiệu quả. Cụ thể, Mento cung cấp các tính năng sau đây:

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý tồn kho hiệu quả.
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu, giúp kiểm soát tài chính nhanh chóng.
• Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh thông qua các biểu đồ.
• Tạo các nghiệp vụ bán hàng (như tạo đơn hàng, đặt hàng, trả hàng,…) chỉ trên 1 màn hình giao diện.
• Quản lý sản phẩm hàng hóa đơn giản.

Thông qua bài viết trên Nhanquang.com đã giới thiệu đến các bạn một thông tin bổ ích hệ thống quản lý bán hàng Online để bạn tham khảo. Nếu bạn có nhu tìm hệ tìm hệ thống quản lý bán hàng Online uy tín thì hãy liên hệ ngay đến với Mento để tư vấn và giải đáp nhanh chóng nhất.